با توجه به همه گیر ، صاحبان مشاغل امروز یک دفتر مجازی را از طریق یک دفتر سنتی ترجیح می دهند. برخی از مزایای آشکار ، مانند کاهش هزینه و دسترسی به استخر جهانی استعدادهای جهانی وجود دارد.
با این حال ، این رویکرد همچنین اشکالاتی دارد.
به همین دلیل دانستن در مورد مزایا و مضرات تیم مجازی برای تصمیم گیری در مورد اینکه آیا تجارت خود را مجازی کنید یا نه ، ضروری است.
در این مقاله ، ما یک مرور کلی از مزایا و معایب تیم های مجازی به شما ارائه می دهیم ، با یک جدول مفید که آن را خلاصه می کند. سپس ، ما هشت مزیت و شش مضرات تیم های مجازی را با جزئیات بیشتری کشف خواهیم کرد ، با راه حل هایی برای هر یک از این موارد.
این مقاله شامل:
(برای پرش به یک بخش خاص ، روی پیوندها کلیک کنید)
بیا شروع کنیم.
مزایا و مضرات تیم مجازی: یک مرور کلی
یک تیم مجازی شامل کارمندانی است که از راه دور کار می کنند در حالی که در مکانهای مختلف پخش می شوند. اینها ممکن است در همان شهر یا در مناطق مختلف و کشورها باشد.
تیم های مجازی مخصوصاً برای امور مالی ، IT ، توسعه نرم افزار و صنایع حسابداری مناسب هستند.
اگر شرکت شما عمدتاً از فناوری برای انجام عملیات استفاده می کند ، می توانید از یک تیم مجازی بهره مند شوید - ارتباطات اصلی آنها از طریق ابزارهای آنلاین مانند Slack انجام می شود.
اکنون انواع مختلفی از تیم های مجازی وجود دارد ، مانند:
- تیم های توسعه محصول: همه اعضا برای توسعه یک محصول/خدمات خاص گرد هم می آیند.
- تیم های خدمات: تیم های پشتیبانی مشتری ، که معمولاً در مناطق مختلف زمانی برای ارائه خدمات 24/7 در دسترس هستند.
- تیم های خارج از کشور: اغلب در شرکت های توسعه نرم افزار اصلی ، وظایف خاصی برای صرفه جویی در هزینه ها به کشور دیگری ارسال می شود.
- تیم های شبکه ای: این تیم های کاربردی غالباً از نظر جغرافیایی پراکنده هستند و اعضا ممکن است متعلق به سازمان های مختلف باشند. اما همه آنها گرد هم آمده اند تا روی اهداف خاص کار کنند.
- تیم های موازی: متخصصان تخصصی از داخل/خارج از سازمان ، مکان های مختلف و مناطق متنوع عملکردی توصیه هایی را به موازات مسئولیت های اصلی خود ارائه می دهند.
با این حال ، اگر سازمان شما با تولید ، آزمایش یا سایر کارهای دستی کار کند ، این تیم ها مناسب نخواهند بود.
مزایا و مضرات تیم های مجازی: خلاصه سریع
در اینجا خلاصه ای از مزایا و چالش های تیم های مجازی وجود دارد:
بیایید هر یک را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.
8 مزیت اصلی تیم های مجازی
هنگامی که به کار از راه دور تغییر می کنید ، می توانید هشت مزایای زیر تیم های مجازی را تجربه کنید.
1. صرفه جویی در هزینه
با راه اندازی سنتی، شرکت شما باید سالانه هزاران دلار برای فضای اداری و هزینه های نگهداری هزینه کند.
با این حال، با تغییر به راه‌اندازی کار از راه دور، می‌توانید این موارد را به شدت کاهش دهید.
به عنوان مثال، دیگر نیازی به پرداخت هزینه ندارید:
- اجاره و آب و برق.
- هزینه های غذا و کافه تریا در ساعات کاری.
- خدمات نظافتی منظم.
- مالیات املاک و مستغلات (در صورت وجود).
عامل مهم دیگری که باید در نظر گرفت، الزامات محل کار مرتبط با بیماری همه گیر است.
اگر تیم شما از راه دور کار می کند، لازم نیست PPE (تجهیزات محافظ شخصی)، لوازم بهداشتی، یا حتی چیدمان محل کار خود را تغییر دهید تا دفتر خود را برای کارمندان بازگشته ایمن کنید.
طبق تجزیه و تحلیل Global Workplace، کارفرمایان می توانند سالانه تقریباً 11000 دلار برای هر کارمند مجازی نیمه وقت پس انداز کنند.
از آنجایی که دیگر نگران حفظ یک دفتر فیزیکی نیستید، می‌توانید با این سرمایه اضافی روی سازماندهی خود تمرکز کنید.
در حالی که برخی از مزایای آشکار برای شما به عنوان یک کارفرما وجود دارد، کارمندان شما نیز می توانند پس انداز قابل توجهی را تجربه کنند. بررسی فوق نشان داد که کارمندان از راه دور می توانند با کاهش هزینه ها، مانند هزینه های رفت و آمد، سالانه بین 600 تا 6000 دلار پس انداز کنند.
2. افزایش بهره وری
مطالعه اخیر PWC نشان داد که 34 درصد از کارمندان در حال حاضر نسبت به قبل از بیماری همه گیر احساس بهره وری بیشتری دارند، زیرا آنها از خانه کار می کنند و بیش از نیمی از مدیران (52 درصد) موافق هستند.
دلایل متعددی برای این وجود دارد.
برای یک چیز، کارمندان تمایل دارند حواس پرتی کمتری در خانه داشته باشند. هیچ چت اداری آنها را از کارشان منحرف نمی‌کند یا همکارانی که کنار میزشان می‌روند.
در نتیجه، آنها می‌توانند توجه بی‌نظیر خود را به هر کار معینی معطوف کنند و در مقایسه با دفتر کار، بیشتر کار کنند.
کار از راه دور همچنین می‌تواند به برنامه‌های کاری منعطف مرتبط شود که به کارمندان اجازه می‌دهد تا بدون نیاز به یک روز مرخصی کامل، روی کارهای شخصی مهم، مانند قرار ملاقات با پزشک، کار کنند.
کارمندان از راه دور می توانند در بهترین زمان ممکن کار را شروع کنند، به طور منظم استراحت کنند و برنامه خود را ایجاد کنند. استراحت به خودی خود می تواند به بهبود بهره وری کمک کند.
3. بدون جلسات غیر ضروری
ملاقات‌های رودررو مکرر باعث اتلاف وقت می‌شود. با حذف این موارد، حواس پرتی را کاهش داده و بهره وری کلی تیم خود را افزایش خواهید داد.
به عنوان یک رهبر تیم، می توانید با انتقال آنلاین عملیات خود از جلسات غیر ضروری جلوگیری کنید.
وقتی اعضای تیم شما از راه دور کار می کنند، به خصوص در مناطق زمانی مختلف، جمع کردن همه برای یک جلسه سخت است.
بنابراین ، شما برای به روزرسانی های جزئی ، به فناوری ارتباطی مانند ایمیل و ابزارهای رسانه های اجتماعی مانند واتس اپ ، تلگرام و غیره متکی هستید. شما تمایل دارید جلسات تیم را برای اطلاعیه های مهم ذخیره کنید و آنها را از قبل به خوبی برنامه ریزی کنید.
انجام این کار به شما کمک می کند تا بفهمید که موضوعات به جلسات تیم مجازی احتیاج دارند و به جای آن می تواند یک ایمیل باشد.
4- تعادل کار و زندگی سالم
آیا می دانید که 64 ٪ از کارمندان با افزایش 30،000 دلار گزینه کار دائمی از خانه را انتخاب می کنند؟
با کار از راه دور ، کارمندان وقت بیشتری برای عزیزان خود دارند و استرس کمتری را تجربه می کنند.
به عنوان مثال ، متوسط رفت و آمد در آمریکا 27 دقیقه در روز است. این 225 ساعت در سال یا بیش از نه روز کامل است! درعوض ، کارگران از راه دور برای صرفه جویی در این وقت و صرف هزینه آن می توانند.
به همین ترتیب ، رفت و آمد صبح و عصر می تواند منبع مهمی از استرس باشد.
از بین بردن آن می تواند به کارمندان شما کمک کند تا احساس راحتی بیشتری کنند. آنها می توانند لباس راحتی بپوشند ، در آن بخوابند و با سرعت خودشان کار کنند.
همه این عوامل به طور قابل توجهی کیفیت زندگی کارکنان و تعادل کار و زندگی آنها را بهبود می بخشد.
در حالی که این ممکن است به جای کارفرمایان برای کارمندان فواید به نظر برسد ، وضعیت ذهن کارمندان شما مستقیماً با بهره وری و تعهد آنها به شرکت ارتباط دارد.
5- نرخ نگهداري كاركنان
در یک محل کار مجازی ، کارفرمایان نیازی به نگرانی در مورد هزینه های جابجایی ندارند.
اگر یک کارمند موجود مجبور به جابجایی شود ، آنها می توانند بدون از دست دادن ضرب و شتم با شرکت شما ادامه دهند. در نتیجه ، شرکت ها می توانند کارمندان ارزشمند را حفظ کنند و هر بار که یک کارمند جابجا می شود ، بر استخدام تعویض ها استرس نداشته باشند.
داده ها از این امر پشتیبانی می کنند ، زیرا شرکت هایی که به کار از راه دور اجازه می دهند 25 ٪ نرخ گردش مالی پایین تر را اعلام کنند.
علاوه بر این ، کار مجازی و انعطاف پذیری آن می تواند یک نقطه فروش قوی برای استخدام های جدید باشد.
6. استخر استعداد بزرگتر
تیم های سنتی اغلب باید به استعدادهای محلی اعتماد کنند ، اما یک سازمان مجازی می تواند به نامزدها با پیشینه های متنوع ، مجموعه مهارت ها و پایگاه های دانش از سراسر جهان دسترسی پیدا کند.
از آنجا که لازم نیست نگران هزینه های جابجایی باشید ، می توانید این استعداد جهانی را با قیمت کاهش یافته استخدام کنید.
بسیاری از سایت ها مانند Upwork و Fiverr به شما امکان می دهند افراد یا مشاغل کوچک را به صورت آزاد یا تمام وقت استخدام کنید.
در نتیجه ، شما می توانید یک تیم جهانی داشته باشید و از تفاوت های فرهنگی آنها (به عنوان مثال ، زبانهای مختلف بومی ، تخصص در زمینه های تخصصی و غیره) استفاده کنید تا عملیات را در یک کشور متفاوت گسترش دهید.
ارتباط از راه دور (کار از راه دور) همچنین زمینه بازی را برای افراد دارای معلولیت و نگرانی های سلامت روان می کند. این افراد معمولاً دارای یک دفتر خانه هستند که به آنها کمک می کند تا در طول کار به رشد خود بپردازند و در عین حال مراقبت از خود را نیز فراهم کنند.
داشتن صداهای متنوع در تیم از راه دور شما می تواند چشم شما را به سمت پیشرفت های محصول جدید ، سیاست های فراگیر و شیوه های استخدام جدید باز کند.
7. زمان سریعتر به بازار
اگر یک تیم مجازی جهانی دارید که در مناطق مختلف زمانی پخش می شود ، کسی همیشه بیدار و کار می کند. به عنوان مثال ، یک توسعه دهنده در هند می تواند پس از اتمام کار خود ، کار خود را به پایان برساند.
چنین همکاری مداوم و کار تیمی باعث افزایش بهره وری شرکت شما می شود. شما قادر خواهید بود زودتر محصول جدیدی را در بازار آزاد کنید و از رقابت جلوتر باشید.
وقتی این اتفاق بیفتد ، می توانید ساعات کاری خود را گسترش دهید ، دسترسی خود را افزایش داده و به مشتری های بیشتری بپردازید.
8. کاهش رد کربن
براساس EPA (آژانس حفاظت از محیط زیست) ، حمل و نقل 29 ٪ از کل انتشار گازهای گلخانه ای در ایالات متحده را تشکیل می دهد.
انتقال به کار از راه دور فوراً باعث کاهش رفت و آمد کارمندان می شود و منجر به کاهش انتشار گازهای گلخانه ای می شود.
کار از خانه همچنین هزینه های سربار شما را کاهش می دهد. از آنجا که کارمندان در مطب نیستند ، شما از امکانات برق ، آب و گرمایشی و گرمایش کمتری استفاده می کنید.
همه اینها به کاهش ردپای کربن کمک می کند - به عنوان یک شرکت و به عنوان افراد.
چرا این مهم است؟
Millennials و Gen-Z اکثر نیروی کار فعلی و ورودی را تشکیل می دهند. این نسل ها تأکید زیادی بر موضوعات ESG (محیط زیست ، اجتماعی و حاکمیت) سازمان می کنند.
مرسر دریافت که شرکت هایی که دارای رتبه بندی رضایتمندی کارمندان بالایی هستند نیز نمرات ESG به طور قابل توجهی بالاتر داشتند.
بنابراین ، مهم است که یک موضع محکم و عملی را برای جذب استعداد مناسب اتخاذ کنید.
6 مضرات عمده تیم های مجازی (با راه حل)
در حالی که مزایای بسیاری از تیم های مجازی وجود دارد ، اما برخی از معایب نیز وجود دارد.
در اینجا ، ما شش مورد ممکن برای تیم های مجازی و چگونگی کاهش آنها را بررسی خواهیم کرد.
1. عدم اعتماد
وقتی شما و کارمندانتان نمی توانید یکدیگر را ببینید ، ممکن است عدم اعتماد به نفس ایجاد شود.
ممکن است شما به عنوان راهی برای چشم پوشی از میکروماژ وسوسه شوید.
با این حال ، این می تواند کارمندان را از بین ببرد و در هر دو هدف ناامید شود ، به همین دلیل ایجاد اعتماد از این امر بسیار مهم است.
راه حل: برای هر کارگر اهداف مشخصی ایجاد کنید و نقش آنها را در شرکت خود تعریف کنید. در مورد آنچه انتظار دارید انجام دهند و گفتگوی مداوم را حفظ کنند ، مقدم باشید.
2. کاهش همکاری تیمی
یک تیم مجازی می تواند بسیار غیر شخصی باشد - همه در زمان خود کار خود را انجام می دهند.
دور زدن همه برای همکاری در یک پروژه آسان نیست. به همین ترتیب ، اگر اعضا در مکان های مختلف جغرافیایی باشند ، ممکن است اختلاف زمانی مانع پیشرفت آنها شود.
علاوه بر این ، ارتباطات مجازی ، به ویژه متن ، می تواند به راحتی تفسیر شود. این می تواند به سوء تفاهم هایی منجر شود که همکاری مؤثر را به یک چالش تبدیل می کند.
راه حل: بسیاری از ابزارهای کنفرانس ویدیویی وجود دارد که می توانید برای تشویق ارتباطات تیم مجازی استفاده کنید. همچنین می توانید از مکانهای کاری مشترک مانند ابزارهای Google Workspace استفاده کنید تا همکاری آنلاین خود شفاف تر شود.
3. انزوای اجتماعی
یک محیط مجازی انعطاف پذیر می تواند برای تعادل کار و زندگی بسیار مفید باشد ، اما می تواند بسیار منزوی باشد.
ممکن است کارگران مجازی اغلب احساس کنند که آنها تنها کسانی هستند که با یک کار خاص دست و پنجه نرم می کنند و ممکن است نمی دانند چه کسی یا چگونه می توانند کمک بخواهند.
تیم سازی همچنین می تواند دشوار باشد زیرا از بین رفتن اثر کولر آب ، جایی که کارمندان در اطراف کولر آب آویزان هستند ، در مورد موضوعات غیر کار گپ می زنند.
راه حل: روش های زیادی برای کاهش تأثیر انزوای اجتماعی وجود دارد.
به عنوان مثال ، شما می توانید یک اتاق جلسه خاص ایجاد کنید که کارمندان بتوانند در مورد هر آنچه در ذهنشان است گپ بزنند. همچنین می توانید برای تشویق مکالمه گاه به گاه ، یک کانال جداگانه "کولر آب" ایجاد کنید.
شما می توانید مانند یک ساعت شاد هفتگی یک تمرین ساختمانی تیم مجازی را معرفی کنید یا همه را در یک فعالیت تیمی مانند یک اتاق فرار آنلاین درگیر کنید.
4- هزینه های فن آوری پنهان
برای مدیریت مؤثر تیم مجازی ، کلیه کارمندان باید نرم افزار به روز شده داشته باشند ، با کانال های مختلف ارتباطی آشنا شوند و به سرعت با فناوری های جدید سازگار شوند.
با این حال ، انتظار نیست که هر کارمند موجود و جدید از همه برنامه ها و ابزارهای لازم برخوردار باشد. به همین ترتیب ، شما احتمالاً باید آنها را تهیه کنید.
ممکن است وقتی فقط یک ابزار باشد ، خیلی به نظر نرسد ، اما وقتی چندین ابزار ، برنامه ها و ادغام ها را در نظر می گیرید ، می تواند هزینه ها را افزایش دهد.
راه حل: اگر یک شرکت کوچکتر یا یک راه اندازی هستید ، می توانید گزینه های رایگان را انتخاب کنید تا اینکه تیم مجازی خود رشد کند.
بعلاوه، می توانید الزامات سخت افزاری و نرم افزاری خاصی را در شرح شغل خود مشخص کنید. انجام این کار بلافاصله نامزدهایی را که این شرایط را برآورده نمی کنند حذف می کند.
5. خطرات امنیتی بالقوه
هرچه افراد بیشتری بتوانند به اسرار تجاری محرمانه شما دسترسی داشته باشند، آسیب پذیرتر می شوند.
در حالی که اکثر شرکت ها در قراردادهای کارمندان خود محافظت از داده ها را دارند، شما همچنان ممکن است قربانی یک حمله بدافزار شوید.
برخی از کارمندان نیز ممکن است اسناد شرکت را دانلود کنند اما اقدامات احتیاطی لازم را انجام ندهند. در اینجا، حتی اگر دستگاه یکی از اعضای تیم پروژه مجازی هک شود، تمام اطلاعات شما در خطر است.
راه حل: اجرای یک سیاست قوی BYOD (دستگاه خود را بیاورید) ساده ترین پاسخ است. این می تواند آنچه را که بخش فناوری اطلاعات و کارکنان شما باید در صورت نقض داده ها انجام دهند، مشخص کند.
این کار از تمام اطلاعات شما و کارکنانتان محافظت می کند و آنها را در مورد رفتار آنلاین امن آموزش می دهد.
6. می تواند برای پیگیری پیشرفت دشوار باشد
اگر به یک تیم مجازی بروید، احتمالاً در ابتدا با پیگیری پیشرفت تیم خود مشکل خواهید داشت. نمی‌توانید سر میز آنها بروید یا روزانه به‌روزرسانی‌ها را بخواهید.
راه حل: برای اطمینان از اینکه همه چیز به خوبی پیش می رود، می توانید چک-این های مجازی منظم را با تیم پروژه خود برنامه ریزی کنید. از این جلسات مجازی برای رفع موانع سر راه آنها و ارائه بازخورد استفاده کنید.
گزینه دیگر استفاده از ابزار مدیریت بهره وری کارکنان مانند Time Doctor است.
Time Doctor که مورد اعتماد کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ است، می‌تواند به شما کمک کند پروژه و تکمیل کار تیم خود را پیگیری کنید.
از طریق Time Doctor، شما همچنین قادر خواهید بود:
- کل ساعات کار هر کارمند را محاسبه کنید.
- بررسی کنید کدام یک از اعضای تیم مجازی حاضر، غایب، دیر یا تا حدی دیر شده است.
- پیشرفت آنها را از طریق گزارش های بهره وری در زمان واقعی تجسم کنید.
- از هشدارهای حواس پرتی برای کمک به کارمندان برای تمرکز روی وظایف استفاده کنید. برای همه کارمندان
همه این داده ها می تواند به شما کمک کند از ساعات کاری کارمند خود و نحوه استفاده آنها از آن زمان آگاه باشید.
بسته بندی
تیم های مجازی می توانند برای کارفرما و کارمندانشان بسیار موفق باشند. آنها می توانند به شما کمک کنند تا هزینه ها را کاهش دهید، به بازارهای جدید منشعب شوید و به یک شرکت جهانی تبدیل شوید.
با این حال، این تیم های راه دور نیز چالش های خود را دارند.
شرکت شما می تواند با ایجاد اعتماد، اطمینان از ارتباط مداوم و ارائه انعطاف پذیری کارکنان برای مدیریت زمان بر آنها غلبه کند. در مقابل، کارکنان با افزایش بهره وری، مدیریت زمان بهتر و وفاداری پاسخ خواهند داد.
هنگامی که به درستی انجام شود، تیم مجازی شما به شما کمک می کند تا به ارتفاعات جدیدی صعود کنید.
لیام مارتین یکی از بنیان‌گذاران Time Doctor است که نرم‌افزاری برای بهبود بهره‌وری و کمک به پیگیری و دانستن آنچه تیم شما روی آن کار می‌کند، حتی زمانی که از خانه کار می‌کند، است.
