فرآیند بسته شدن پایان ماه حسابداری نیازمند توجه دقیق به جزئیات و سازمان است. این داده ها و فرآیندهای کسب و کار شما است که تیم حسابداری شما را قادر می سازد صورت های مالی ایجاد کند و سلامت مالی شرکت شما را به درستی درک کند.
همراه با چک لیست پایان ماه، ما قصد داریم برخی از بهترین شیوه های پایان ماه را به اشتراک بگذاریم و ببینیم که چگونه ابزارهای اتوماسیون می توانند فرآیند پیچیده و وقت گیر را به یک نسیم تبدیل کنند.
بالا آمدن
فرآیند بسته شدن پایان ماه حسابداری چیست؟
فرآیند بسته شدن پایان ماه حسابداری زمانی است که دپارتمان های حسابداری اطلاعات مالی را برای بررسی برای گزارش پایان ماه جمع آوری و ارسال می کنند.
این فرآیند شامل بررسی بسته شدن همه کتابها است تا پس از آن سوابق مهر و موم شوند. در حالی که مهمترین فرآیند بسته شدن پایان ماه در پایان سال مالی اتفاق می افتد، نحوه انجام فرآیند پایان ماه حسابداری شرکت ها در طول سال بر دوره پایانی نهایی تأثیر می گذارد.
در طول این فرآیند، تیم ها تراکنش ها، ورودی های مجله و گزارش ها را بررسی خواهند کرد. آنها حساب‌ها را با هم تطبیق می‌دهند تا مطمئن شوند همه چیز هماهنگ و درست است.
چرا تعطیلات آخر ماه انجام شود؟
این فرآیند برای کسب‌وکارها برای درک و حفظ جریان نقدی سالم، کمک به تصمیم‌گیری استراتژیک تجاری و ارزیابی پیشرفت به سمت اهداف تجاری ضروری است.
برای برخی از شرکت ها، فرآیند پایان ماه حسابداری مورد نیاز و تنظیم شده است. اما، حتی برای شرکت‌هایی که به صورت عمومی معامله نمی‌شوند، بررسی ورودی‌های پایان ماه نتایج زیر را نشان می‌دهد:
- یک سیستم حسابداری دقیق
- ثبت مالیات آسان تر
- توانایی های تصمیم گیری آگاهانه تر
- بهبود دید سلامت مالی شرکت
- روش های حسابرسی ساده
فرآیند بسته شدن پایان ماه چقدر طول می کشد؟
از آنجایی که این فرآیند مستلزم دسترسی به موارد زیر است، در صورت انجام دستی ممکن است مدتی طول بکشد.
- کل درآمد
- سطوح موجودی
- صورت های مالی
- حساب درآمد و هزینه
- اطلاعات حساب بانکی
- کل پول نقد
- دفتر کل
- ترازنامه ها
- کل دارایی های ثابت
برای اکثر شرکت ها، این فرآیند حداقل 2 هفته طول می کشد. از منابع داده تا جمع آوری گرفته تا تطبیق تراکنش ها، ایجاد به روز رسانی و ایجاد گزارش، می تواند بسیار وقت گیر، تکراری و استرس زا باشد.
با این حال، اکثر شرکت‌ها نرم‌افزار اتوماسیون مالی را برای کاهش بار روی بخش حسابداری، ایجاد شفافیت بیشتر برای ذینفعان، صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاها اتخاذ کرده‌اند.
نرم افزار اتوماسیون نزدیک مالی مانند Solvexia به تأمین مالی تیم ها کمک می کند تا فرایندها را در مقیاس خودکار کنند و با راه حل کم/بدون کد ، می توانید بلافاصله آماده شوید.
با Solvexia ، شما قادر خواهید بود به چندین سیستم (که در صورت داشتن حجم معامله بالا و/یا ارائه دهندگان پرداخت چندگانه) بسیار مفید است ، دقت فرایند و داده های خود را افزایش دهید و گردش کار را افزایش دهید.
لیست چک نزدیک فرآیند پایان ماه حسابداری چیست؟
این که آیا شما بخشی از سهم منصفانه خود در روند نزدیک پایان حسابداری بوده اید یا این اولین بار است ، از داشتن یک لیست چک فرآیند نزدیک به یک ماه بهره مند خواهید شد. به این ترتیب ، شما اجازه نخواهید داد که هر چیزی از شکاف ها عبور کند.
با دسترسی به این لیست چک ، می توانید گردش کار خودکار خود را در ابزار مورد نظر خود تنظیم کنید تا سیستم نرم افزاری تمام پایه ها را پوشش دهد.
لیست چک شامل:
کارهای ضبط
- برگه زمان ارسال شده
- سیستم شامل صورتحساب قابل پرداخت حساب است
- سیستم شامل فاکتورهای دریافتنی حساب است
- گزارش های هزینه تأیید شده است
- همه پرداخت ها ثبت شده است
مرور وظایف
- بررسی درآمد
- تأیید کنید که تمام ورودی ها وارد شده اند
- برای ورود یا محرومیت معاملات تأخیر ، معاملات ناموفق و معاملات در انتظار تصویب را بررسی کنید
- معوقات ، تعهدی و وارونه را مرور کنید
وظایف آشتی
گزارش نویسی
-
(کلیک کنید تا ببینید که چگونه Solvexia می تواند گزارش های حسابرسی مفصلی را در عرض چند دقیقه ایجاد کند)
- گزارش ذینفعان
همانطور که مشاهده می کنید ، قطعات متحرک زیادی وجود دارد. هر یک از این دسته ها برای انجام وظایف درگیر نیاز به داده های عظیم و توجه دقیق به جزئیات دارند. اگر تیم حسابداری شما در حال اجرای روند نزدیک به پایان ماه حسابداری به صورت دستی باشد ، این امر باعث کاهش سرعت سازمان می شود. جمع آوری داده ها به خودی خود می تواند روزها طول بکشد ، به خصوص اگر تیم شما به خاطر مقایسه مجبور به تبدیل داده ها شود.
با داشتن یک ابزار اتوماسیون مانند Solvexia ، برای کلیه داده ها و سیستم های خود ، از جمله سیستم های میراث ، به یک مخزن متمرکز دسترسی پیدا می کنید. نرم افزار هوشمند آماده سازی داده ها را به صورت خودکار ، داده ها را تبدیل می کند و تجزیه و تحلیل پیشرفته و حاکمیت داده ها را ارائه می دهد.
با استفاده از قابلیت کشیدن و رها کردن ، تجسم و ایجاد گردش کار در عرض چند دقیقه آسان است. از طریق آشتی خودکار و تبدیل داده ها ، همیشه می توانید سلامت مالی خود را در زمان واقعی با اطلاعات به روز مرور کنید.
مراحل پایان ماه حسابداری چیست؟
با در دست داشتن چک لیست پایان ماه، شما آماده هستید تا روند بسته شدن پایان ماه خود را در حسابداری ادامه دهید. می‌توانید با دنبال کردن این مراحل یا با راه‌اندازی یک گردش کار خودکار در راه‌حل اتوماسیون، فرآیند را مدیریت کنید:
1. حساب های درآمد را ببندید
خلاصه درآمد به طور موقت استفاده می شود. برای فرآیند بسته شدن پایان ماه حسابداری، با انتقال تمام مانده حساب‌های درآمد به خلاصه درآمد شروع می‌کنید.
2. حساب های هزینه را ببندید
سپس، حساب های هزینه را می بندید. پس از تکمیل، موجودی حساب، درآمد خالص شما برای دوره است.
3. بستن خلاصه درآمد
از آنجایی که خلاصه درآمد به طور موقت استفاده می شود، باید موجودی را به سود انباشته بسته شود تا درآمد انباشته شما را پیگیری کند.
4. سود سهام را ببندید
اگر در طول دوره سود سهام یا توزیعی برای سهامداران دارید، باید آنها را به سود انباشته ببندید. به این ترتیب، تعادل منعکس کننده درآمدی است که شرکت باید برای نیازهای آتی نگه دارد.
بهترین روش های فرآیند پایان ماه حسابداری چیست؟
در حالی که هر شرکتی این مراحل را دنبال می کند، هرکسی فرآیند و ابزار مجزای خود را دارد که استفاده می شود. برای اینکه همه در یک صفحه باقی بمانند و گردش کارها ساده باشد، در اینجا چند بهترین روش وجود دارد که باید در طول فرآیند بسته شدن آخر ماه حسابداری بعدی خود به خاطر داشته باشید:
1. اهداف را تعیین کنید
بررسی کنید که فرآیند بسته شدن پایان ماه شما در حال حاضر چه مدت طول می کشد تا تیم حسابداری شما چقدر طول بکشد. برای جدول زمانی ماه آینده بر اساس روزها یا مدت زمانی که امیدوارید به طور مطلوب طول بکشد، هدف تعیین کنید.
2. بر کیفیت تمرکز کنید
در حالی که سرعت عامل مهمی است، در صورت وجود اشتباه، ارزش صرفه جویی در زمان را نخواهد داشت. کیفیت را در بالای ذهن خود نگه دارید تا بتوانید تقلب و خطا را کاهش دهید.
3. تیم خود را بگنجانید
قبل از بسته شدن، تیم خود را گرد هم بیاورید تا همه از مسئولیت های خود و هدف جدول زمانی تعیین شده آگاه شوند. همچنین ارزش آن را دارد که از اعضای تیم خود بپرسید که در طول فرآیند بسته قبلی چه نقاط دردناکی داشتند تا بتوانید آنها را اصلاح کنید.
4. از راه حل های اتوماسیون استفاده کنید
استفاده از ابزارهای اتوماسیون مالی مانند SolveXia گردش کار شما را ساده می کند تا در زمان دستیابی به فرآیندی بدون خطا صرفه جویی کنید. تا جایی که ممکن است، اتوماسیون و فناوری را پیاده سازی کنید تا فرآیند برای همه افراد درگیر ساده تر شود.
چالش های فرآیند بسته شدن پایان ماه حسابداری چیست؟
82 درصد از حسابداران موافق هستند که فرآیند بسته شدن پایان ماه یک تجربه منفی است.(لازم نیست اینطور باشد!)
هنگامی که فرآیند بسته شدن پایان ماه حسابداری را به صورت دستی انجام می دهید، احتمالاً با برخی از موانع رایج روبرو خواهید شد و احساسات منفی در مورد وظایف مورد نیاز دارید.
برخی از مشکلات تکراری فرآیند بسته شدن حسابداری دستی عبارتند از:
- وضوح: کارکنان در مورد مسئولیت های خود در طول فرآیند نامشخص هستند
- دید: ناظران از وضعیت فرآیند بی‌اطلاع هستند
- داده ها: منابع حسابداری متفاوت دسترسی، جمع آوری و تبدیل داده ها را برای تطبیق تراکنش ها و عملیات دشوار می کند.
- مکان: تکه تکه شدن در تیم های حسابداری در مکان های جغرافیایی مختلف باعث ایجاد موانع ارتباطی و عدم استانداردسازی می شود.
- دقت: خطاهای انسانی ممکن است شناسایی نشود و این امر باعث ایجاد یک اثر دومینویی از مسائل بزرگتر در حرکت به جلو می شود.
چگونه اتوماسیون به فرآیند بسته شدن پایان ماه حسابداری کمک می کند؟
به یاد دارید وقتی گفتیم که فرآیند پایان ماه حسابداری نباید یک تجربه منفی باشد؟
منظورمون بودراه حل های نرم افزار اتوماسیون مشکلات مربوط به مراحل مختلف را برطرف می کند. با راه حل اتوماسیون، می توانید از مزایای زیر بهره مند شوید:
1. زمان بیشتر
با اتوماسیون مالی، کارکنان شما دیگر مجبور نیستند برای کارهای تکراری و یکنواخت داده‌ها و تبدیل اطلاعات وقت بگذارند. آنها می توانند زمان بیشتری را در روز به دست آورند و همچنین انرژی خود را به وظایف سطح بالا و استراتژیک اختصاص دهند.
2. کاهش هزینه ها
هنگامی که به ساعات اضافی از کارکنان خود نیاز دارید، فرآیندهای بسته دستی حساب اضافه می شوند. ابزارهای اتوماسیون فرآیند را ساده می کنند و وابستگی های افراد کلیدی را حذف می کنند.
3. کاهش خطا
یک انسان مستعد اشتباهات دستی است، اما راه حل های اتوماسیون برای دقت طراحی شده اند.
4. استانداردسازی
هنگام خودکار کردن فرآیند بسته شدن حساب، می توانید مطمئن باشید که مهم نیست چه کسی یا کدام دفتر درگیر است، روند هر بار یکسان خواهد بود.
5. حسابرسی آسان
یک مزیت اصلی این است که سوابق را حفظ می کنید و می توانید به راحتی یک مسیر حسابرسی و بدون دردسر ایجاد کنید.
6. مقیاس پذیری
با رشد کسب و کار، فرآیند بسته شدن پایان ماه پیچیده تر و پیچیده تر می شود. اتوماسیون مقیاس پذیری را امکان پذیر می کند و از صرفه جویی در زمان پشتیبانی می کند، مهم نیست که فرآیند چقدر پیچیده باشد.
کلمات پایانی
فرآیند بسته شدن پایان ماه حسابداری برای هر کسب و کار بزرگی اجتناب ناپذیر است. در حالی که ممکن است وقت گیر و استرس زا باشد، می توانید با پیاده سازی راه حل های اتوماسیون مانند SolveXia از این امر جلوگیری کنید.
اتوماسیون گردش کار را ساده می کند، در زمان صرفه جویی می کند، خطاها را کاهش می دهد و به تیم حسابداری شما اجازه می دهد تا زمان خود را صرف کارهایی کند که نیاز به توجه و تفکر انسان دارد.
آیا آماده‌اید تا ابزاری مانند SolveXia را در عمل ببینید؟با خیال راحت یک دمو را برنامه ریزی کنید!
